Справка по изучению организации работы с обращениями и запросами граждан и организаций в МО "Ясашноташлинское сельское поселение"

Справка по изучению организации работы с обращениями и запросами граждан и организаций и практики применения Федеральных законов от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа  к информации о деятельности  государственных органов и органов местного самоуправления».

В соответствии с графиком изучения организации работы с обращениями и запросами граждан в поселениях МО «Тереньгульский район» №29 вн от 05.04.2016 26.10.2016 проведено изучение работы в МО «Ясашноташлинское сельское поселение». В ходе изучения установлено следующее:

Деятельность по организации работы с обращениями граждан и организаций осуществляется в соответствии с Конституцией РФ, законом №59-ФЗ, Инструкцией по работе с обращениями граждан, утвержденной постановлением Главы администрации поселения  от 19.12.2014 №124. Однако, в предоставленную инструкцию должны быть внесены изменения  и дополнения в соответствии с действующим законодательством.

Организация работы с обращениями и запросами граждан входит в компетенцию ведущего специалиста МО «Ясашноташлинское сельское поселение» Усанову Ольгу Ивановну, образование средне-специальное, стаж работы в данном направлении с 10.02.2014. Должностная инструкция утверждена Главой администрации МО «Ясашноташлинское сельское поселение» Е.А.Барзановой 2014 год, в которой прописано «Заниматься организацией работы с обращениями граждан, составлять отчеты по письменным и устным обращениям, вести прием граждан». У других специалистов работа с обращениями граждан в должностной инструкции не прописана.

 Рабочее место сотрудника располагается на 1 этаже здания администрации района, оснащено необходимой организационной техникой, имеется доступ к информационно-телекоммуникационной сети интернет, ССТУ.РФ.

На момент изучения модуль «Обращения граждан» ЕСЭД подключен на рабочем месте специалиста. Несмотря на рекомендации Администрации МО «Тереньгульский район»  по обязательной регистрации и учету всех поступивших писем и устных обращений  в СЭДе (справка от 04.10.2012)  в администрации поселения  не работает. В администрации поселения прием граждан по личным вопросам  ведется в кабинете  Главы администрации поселения, кабинет оборудован необходимым  набором современной мебели, располагается в удобном для населения месте- на 1 этаже здания, карточки в 2015 году заполнялись, но не регистрировались, ведется отдельно журнал личного приема Главы администрации МО «Ясашноташлинское сельское поселение», в 2016 году журнал не ведется, карточки не заполняются.

Плановость в организации работы с обращениями граждан и организаций в администрации МО «Ясашноташлинское сельское поселение»  и контроль за реализацией имеющихся планов, графиков  проведения мероприятий с гражданами осуществляется, в квартальных планах указаны дни приема Главы администрации – каждый понедельник, пятница, Главы поселения- каждая среда, старостой поселения- каждый вторник месяца. Планы администрации МО  на год, квартал по работе с обращениями граждан  не предоставлены.

Все внутренние  документы (планы, графики работы, информации, справки) зарегистрированы в исходящей корреспонденции, но данные документы необходимо регистрировать в журнале внутренней документации.

Учет и регистрация обращений по состоянию на 26.10.2016 не осуществляется в СЭДе, действует старая система регистрации  в бумажных журналах, документы исполнителям для рассмотрения  обращений направляются на бумажных носителях, регистрационные карточки отсутствуют.

В 2015 году зарегистрировано 09 обращений, в графе «Отметка об исполнении»  по  2 обращениям даны письменные ответы.

В текущем году в журнале зарегистрировано 07 обращений, по словам ведущего специалиста Усановой О.И. из них на момент изучения 07 обращений  исполнены в установленные сроки, но в графе «Отметка об исполнении» указано 04 исходящих письма.

Промежуточные ответы направляются, но заявитель не информируется об исполнении данного обращения дополнительно (например в администрацию поселения поступило обращение от 13.03.2015 о прорыве водоотводной канаве, дан ответ 13.04.2015, что водоотводная канава будет прорыта в период до 01.05.2016 и в осенний период).

         Обращения, решение которых не входит в компетенцию администрации поселения, в соответствии с ч.3 ст.8 закона  №59-ФЗ от 02.05.2006 не направлялись в 2015,2016 году.

График личного приема граждан Главой администрации поселения С.Л.Романова не утвержден, есть только надпись на двери кабинета Главы администрации муниципального образования «Ясашноташлинское сельское поселение».

         Графики выездных приемов граждан в малых населенных пунктах- отсутствуют, следовательно приемы не проводятся.

Архив хранится у ведущего специалиста поселения Усановой О.И., дела подшиты, индексы дела проставлены частично, но на итоговых информациях исполнителей не фиксируются резолюции руководителя о снятии с контроля обращений, что может свидетельствовать об отсутствии контроля за исполнением поручений со стороны руководителя. Вопросы исполнительской дисциплины, в том числе в работе с обращениями граждан, еженедельного выносятся на аппаратные совещания при Главе администрации МО «Ясашноташлинское сельское поселение», но документально не подтверждено. По словам ведущего специалиста поселения Усановой О.И. протоколы не оформляются.

Ежеквартально подготавливается информационно-аналитические материалы о работе с обращениями граждан (статистические данные, количество обращений), а управленческих решений к данной информации не прилагаются.

В ходе изучения работы с обращениями граждан и организаций выявлено, что за период с января 2015 по октябрь 2016 совещания по работе с обращениями  граждан не проводились.

В Администрации МО «Ясашноташлинское сельское поселение» одной из форм работы с населением является сельский сход и собрания граждан, имеются графики проведения сходов и собраний граждан поквартальные на 2015 год и на 1, 2, 3, 4  квартал 2016 года.

За 2016 год проведено 07 сходов и составлены протоколы:

Протоколы с собраний  и сходов граждан оформляются, но поручения, ответственные и срок не оформляются. Информационные стенды, установленные на 1 этаже здания администрации поселения в доступных для обозрения граждан местах, требуют модернизации и содержит Инструкцию по работе с обращениями граждан от 2014 года, которую необходимо изменить, регламентирующих работу с обращениями в администрации МО «Ясашноташлинское сельское поселение», сведений, содержащих Ф.И.О. специалиста, к полномочиям которых отнесены организация приема граждан, обеспечение рассмотрения их обращений, а так же номер телефона, по которому можно получить информацию справочного характера нет.

Рекомендации:

Главе администрации МО «Ясашноташлинское сельское поселение» С.Л.Романову:

1.Обеспечить неукоснительное соблюдение требований Федеральных законов

от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа  к информации о деятельности  государственных органов и органов местного самоуправления».

2.Доработать, внести изменения и дополнения в нормативно-правовые документы, с учетом недостатков, выявленных в ходе изучения работы с обращениями граждан и организаций.

3.В кратчайшие сроки решить вопрос  работы системы электронного документооборота, направить ведущего специалиста поселения Усанову О.И. на обучение пользователей в Электронный  Ульяновск.

4.Обеспечить организацию работы с обращениями и запросами граждан и организаций в соответствии с зарегистрированными в установленном порядке планами работы и обнародованными  графиками проведения активных форм работы с населениями.

5.Осуществлять регистрацию обращений (письменных, устных, в форме электронного документа), поступающих в администрацию МО  «Ясашноташлинское сельское поселение», в том числе и из вышестоящих организаций, в системе электронного документооборота модуля «Обращения граждан».

6. В кратчайшие сроки обеспечить регистрацию  внутренних документов (планов, графиков работы, информаций направленных на совещания, проводимые в Администрации МО «Тереньгульский район») в системе электронного документооборота в установленном порядке.

7.При проведении оперативных и аппаратных совещаний оформлять протоколы с поручениями в соответствии с инструкцией по делопроизводству, разработанной в администрации МО «Ясашноташлиснкое сельское поселение», осуществлять постоянный контроль  за исполнением поручений.

8.Принять меры по усилению контроля за проведением выездных личных приемов граждан в населенных пунктах Главой администрации МО «Ясашноташлинское сельское поселение» с соблюдением последовательности административных действий при  проведении выездного  личного приёма граждан, в обязательном  порядке оформлять карточку устного личного обращения с последующей её регистрацией и рассмотрением в установленном законом порядке.

9.Внедрить в практику работы администрации поселения систематическое  рассмотрение вопросов по работе  с обращениями граждан и организаций на заседаниях коллегиальных органов с документальным оформлением данных процедур и принятием управленческих решений.

10.Провести модернизацию информационных стендов по работе с обращениями и запросами граждан и организаций, дополнить их информацией в соответствии с требованиями Федерального закона от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности  государственных органов и органов местного самоуправления».

В срок до 20.11.2016 представить в отдел организационного и архивного обеспечения Администрации МО «Тереньгульский район» план мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков.