Справка по изучению организации работы с обращениями и запросами граждан и организаций и практики применения федеральных законов № 59-ФЗ и № 8-ФЗ в МО «Подкуровское сельское поселение»

В соответствии с графиком изучения организации работы с обращениями и запросами граждан в поселениях МО «Тереньгульский район» №29 вн от 05.04.2016 11.05.2016 проведено изучение работы в МО «Подкуровское сельское поселение». В ходе изучения установлено следующее:

Деятельность по организации работы с обращениями граждан и организаций осуществляется в соответствии с Конституцией РФ, законом №59-ФЗ, Инструкцией по работе с обращениями граждан, утвержденной постановлением Главы администрации поселения  от 21.08.2013 №108. Однако, в предоставленную инструкцию должны быть внесены изменения  и дополнения в соответствии с действующим законодательством.

Организация работы с обращениями и запросами граждан входит в компетенцию специалиста МО «Подкуровское сельское поселение» Курбанову Ольгу Александровну. Рабочее место сотрудника располагается на 1 этаже здания администрации района, оснащено необходимой организационной техникой, имеется доступ к информационно-телекоммуникационной сети интернет, ССТУ.РФ.

На момент изучения модуль «Обращения граждан» ЕСЭД подключен на рабочем месте специалиста. Несмотря на рекомендации Администрации МО «Тереньгульский район»  по обязательной регистрации и учету всех поступивших писем и устных обращений  в СЭДе (справка от 04.10.2012)  в администрации поселения  не работает. В администрации поселения прием граждан по личным вопросам  ведется в кабинете  Главы администрации поселения, кабинет оборудован необходимым  набором современной мебели, располагается в удобном для населения месте- на 1 этаже здания.

Плановость в организации работы с обращениями граждан и организаций в администрации МО «Подкуровское сельское поселение»  и контроль за реализацией имеющихся планов, графиков  проведения мероприятий с гражданами отсутствует. Планы администрации МО  на год, квартал не предоставлены.

Все внутренние  документы (планы, графики работы, информации, справки) не зарегистрированы.

Учет и регистрация обращений по состоянию на 11.05.2016 не осуществляется в СЭДе, действует старая система регистрации  в бумажных журналах, документы исполнителям для рассмотрения  обращений направляются на бумажных носителях, регистрационные карточки отсутствуют.

В текущем году в журнале зарегистрировано 35 обращений, из них на момент изучения 5 обращений  на исполнении, поручения по остальным обращениям  исполнены в установленные сроки.

         Обращения, решение которых не входит в компетенцию администрации поселения, в соответствии с ч.3 ст.8 закона  №59-ФЗ от 02.05.2006 направляются в течение 7 дней со дня регистрации по компетенции в соответствующий орган, о чем заявитель  своевременно уведомляется (2 обращения: Коллективное обращение жителей с.Солдатская Ташла от 04.02.2016 уведомление  направлено 08.02.2016, коллективное обращение жителей д.Коровинка от 18.02.2016- уведомление  направлено 19.02.2016).

График личного приема граждан Главой администрации поселения М.А.Стеньшина не утвержден, есть только надпись на двери Главы администрации: «Каждая среда с 10.00 до 11.00».

         Карточки личного приема граждан ведутся, регистрируются в журнале регистрации письменных и устных обращений граждан в соответствии с регистрацией за 2016 год проведено 5 личных приемов (24,02.2016, 26.02.2016, 29.02.2016, 09.03.2016, 31.03.2016).

Карточки регистрируются в день проведения личного приема граждан, подшиты в дело «Ответы на обращения граждан»  рекомендовано расшить в дело «Карточки с личного приема граждан Главой администрации МО «Подкуровское сельское поселение».

Графики выездных приемов граждан в малых населенных пунктах- отсутствуют, следовательно приемы не проводятся. По словам специалиста Курбановой О.А. каждый четверг Глава администрации МО «Подкуровское сельское поселение» М.А.Стеньшин выезжает в с.Солдатская Ташла, но документально данные слова не подтверждены.

Архив хранится у специалиста поселения Курбановой О.А., дела подшиты, проставлены индексы дела, но на итоговых информациях исполнителей не фиксируются резолюции руководителя о снятии с контроля обращений, что может свидетельствовать об отсутствии контроля за исполнением поручений со стороны руководителя. Вопросы исполнительской дисциплины, в том числе в работе с обращениями граждан, еженедельного выносятся на аппаратные совещания при Главе администрации МО «Подкуровское сельское поселение», но документально не подтверждено. По словам специалиста поселения Курбановой О.А. протоколы не оформляются.

Ежеквартально подготавливается информационно-аналитические материалы о работе с обращениями граждан (статистические данные, количество обращений), а управленческих решений к данной информации не прилагаются.

В ходе изучения работы с обращениями граждан и организаций за период с января 2015 по май 2016 совещаний по работе с обращениями  граждан не проводилось.

В Администрации МО «Подкуровское сельское поселение» одной из форм работы с населением является сельский сход и собрания граждан, имеются графики проведения сходов и собраний граждан поквартальные на 2015 год и на 1 и 2 квартал 2016 года.

За 2016 год проведено 8 сходов и составлены протоколы:

09.01.2016 с.Скугареевка

12.01.2016 с.Солдатская Ташла

15.02.2016 с.Подкуровка

11.03.2016 с.Подкуровка

11.03.2016 с.Солдатская Ташла

22.04.2016 с.Скугареевка

28.04.2016 с.Подкуровка

28.04.2016 с.Скугареевка

Поручения с собраний  и сходов граждан оформляются в протоколе, но ответственные и срок не обозначаются, следовательно контроль отсутствует.

Информационные стенды, установленные на 1 этаже здания администрации поселения в доступных для обозрения граждан местах, требуют модернизации и не содержат официальных текстов НПА, регламентирующих работу с обращениями в администрации МО «Подкуровское сельское поселение», сведений, содержащих Ф.И.О. специалиста, к полномочиям которых отнесены организация приема граждан, обеспечение рассмотрения их обращений, а так же номер телефона, по которому можно получить информацию справочного характера.

Рекомендации:

Главе администрации МО «Подкуровское сельское поселение» М.А.Стеньшину:

1.Обеспечить неукоснительное соблюдение требований федеральных законов от 02.05.2006 №59-ФЗ, от 09.02.2009 №8-ФЗ.

2.Доработать, внести изменения и дополнения в нормативно-правовые документы, с учетом недостатков, выявленных в ходе изучения работы с обращениями граждан и организаций.

3.В кратчайшие сроки решить вопрос  работы системы электронного документооборота, направить специалиста поселения Курбанову О.А. на обучение пользователей в Электронный  Ульяновск.

4.Обеспечить организацию работы с обращениями и запросами граждан и организаций в соответствии с зарегистрированными в установленном порядке планами работы и обнародованными  графиками проведения активных форм работы с населениями.

5.Осуществлять регистрацию обращений (письменных, устных, в форме электронного документа), поступающих в администрацию МО  «Подкуровское сельское поселение», в том числе и из вышестоящих организаций, в системе электронного документооборота модуля «Обращения граждан».

6. В кратчайшие сроки обеспечить регистрацию  внутренних документов (планов, графиков работы, информаций направленных на совещания, проводимые в Администрации МО «Тереньгульский район») в системе электронного документооборота в установленном порядке.

7.При проведении оперативных и аппаратных совещаний оформлять протоколы с поручениями в соответствии с инструкцией по делопроизводству, разработанной в администрации МО «Подкуровское сельское поселение», осуществлять постоянный контроль  за исполнением поручений.

8.Принять меры по усилению контроля за проведением выездных личных приемов граждан в населенных пунктах Главой администрации МО «Подкуровское сельское поселение» с соблюдением последовательности административных действий при  проведении выездного  личного приёма граждан, в обязательном  порядке оформлять карточку устного личного обращения с последующей её регистрацией и рассмотрением в установленном законом порядке.

9.Внедрить в практику работы администрации поселения систематическое  рассмотрение вопросов по работе  с обращениями граждан и организаций на заседаниях коллегиальных органов с документальным оформлением данных процедур и принятием управленческих решений.

10.Провести модернизацию информационных стендов по работе с обращениями и запросами граждан и организаций, дополнить их информацией в соответствии с требованиями Федерального закона от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности  государственных органов и органов местного самоуправления».

В срок до 20.07.2016 устранить выявленные нарушения и направить план мероприятий в отдел организационного и архивного обеспечения.